Speciale Uffici e Aziende

In aggiunta ai normali e classici corsi legati ai principali programmi Office (Word, Excel, PowerPoint) che trovi cliccando sulle rispettive voci di menu, ecco qua sotto alcune proposte di corsi particolarmente adatti all'ambiente ufficio/studio

Per questi corsi non viene indicata la durata in quanto la stessa è strettamente legata al numero degli allievi per classe ed al livello di partenza medio.

Circolari ed etichette lampo - i 6 passi della stampa unione

Capita spesso negli uffici di comporre documenti dove il grosso del testo è uguale ma cambiano alcuni dati tipo: l'indirizzo a cui spedire, la percentuale di sconto concessa, il premio vinto, la data dell'appuntamento...

Per produrre questo tipo di documenti puoi:

• scrivere il testo, farne tante copie quanti sono i destinatari e poi inserire in ciascuna lettera i dati variabili;
• oppure avviare la "stampa unione" e risparmiare tempo e fatica facendo fare il grosso del lavoro al computer!

Piccolo corso monotematico in cui viene esplorata al funzione "Stampa Unione" in tutte le sue sfaccettature.

Il corso prevede molta pratica e poca teoria ed è pensato per utenti già in possesso delle conoscenze di base necessarie per la stesura di un documento con un elaboratore di testi.

Creeremo da zero sia il documento base (lettera, mail, foglio etichette...) che la tabella (sia in word che in excel) adatta a contenere i dati legati ad una lista di distribuzione.

Vedremo quindi, passo dopo passo, l'intero processo di unione del documento con l'elenco di distribuzione, fino ad arrivare alla stampa (su carta o su nuovo documento) od all'invio delle mail.

Vedremo infine come riutilizzare il documento base o l'elenco o entrambe per distribuzioni future.

Dove salvo l'elenco clienti? - Lavorare in rete ed in locale

Nei grandi uffici e nelle aziende ci sono sempre almeno due luoghi dove salvare i file: il computer del singolo utente e il server di rete.

Non sempre però all'interno dell'azienda/ufficio è stato chiarito cosa deve stare dove!

Risultato:

• documenti che dovrebbero essere a disposizione di tutti risiedono su un singolo PC o nella parte privata della rete, mentre documenti personali vengono depositati nel server (solo perchè sono più grossi!)
• file che devono essere aggiornati da tutto il gruppo di lavoro vengono distribuiti in copia spedendoli via mail (!!) anzichè depositati in una cartella comune
• ogni tanto qualcuno sposta o cancella o rinomina per sbaglio o senza pensarci, un documento od una cartella comune ...creando il panico!
• oppure l'utente del PC condiviso spegne il computer senza pensare che così impedirà agli altri di lavorare!

Parliamo in questo corso delle differenze che ci sono tra lavorare su un PC stand alone ed un PC collegato ad altri PC o ad un Server di Rete.

Vedremo inoltre:

• cos'è una cartella condivisa, come si crea, come si protegge, come si scelgono gli attributi della condivisione (in lettura e scrittura o solo in lettura!);
• che differenza c'è tra una rete di computer collegati tra loro o collegati ad un server;
• cosa è bene salvare sul proprio PC, cosa salvare sul Server, cosa tenere sia sul PC che sul Server;
• come facilitare la vita ai colleghi che si troveranno ad utilizzare il materiale condiviso

In questo PC non si trova niente!! - Gestione ed organizzazione dei documenti negli archivi informatici

In principio i nomi dei files potevano avere solo 8 caratteri e gli archivi contenevano documenti con nomi tipo pippo, pippo1, pippo2, pippo2bis... rendendo la vita difficile al creatore dei documenti che dopo un mese non sapeva più che cosa fossero pippo e pippo1 ed impossibile a chiunque altro avesse bisogno di trovare quei documenti.

Poi l'evoluzione della specie ci ha portato a poter comporre nomi di file usando ben 256 caratteri ...ma la situazione non è migliorata anzi spesso è peggio di prima!

In questo corso prendiamo in esame e mettiamo a confronto due archivi informatici: il tipo di archivio che in genere si trova negli uffici e l'archivio come dovrebbe presentarsi per essere davvero funzionale.

• Vedremo quindi quali sono le logiche da applicare quando si crea una cartella con le sue sottocartelle (privata o condivisa che sia);
• quali sono i criteri per dare ai file nomi brevi e "che parlano";
• quali altri strumenti abbiamo a disposizione per velocizzare le ricerche di files negli archivi;
• come e perchè compilare le proprietà del documento;
• impareremo, in sintesi, ad organizzare l'archivio informatico in modo da semplificare la vita a noi ed ai colleghi!

Il Backup - Cosa, come, dove, quando e perchè!

• A cosa serve il backup? Come funziona?
• Ogni quanto va fatto? Chi se ne occupa?
• Cosa si deve mettere nel backup? Ma se cancello un file poi come lo recupero?

Nelle grosse aziende a tutte queste domande risponde, in genere, il responsabile dei sistemi informatici che si occupa anche di eseguire i backup del Server.

Nelle piccole aziende o negli uffici in cui non esiste un vero settore informatico, capita spesso che un tecnico esterno abbia installato il sistema di backup ma senza dedicarsi poi a spiegare agli utenti cosa fare perchè il backup abbia valore.

E capita anche di trovare realtà lavorative in cui il backup non viene proprio fatto!

Un piccolo corso monotematico per scoprire tutto quello che c'è da sapere sul backup!

• Come funziona il programma installato, che cosa salva, su che supporto salva ed in che modo (globale, incrementale, differenziale?);
• come si "ripristina" un file dal backup, come assicurarsi che i propri file vengano "backuppati" ed anche quali files a senso "backuppare" e quali no.

Chi ha lanciato questa stampa?! - utilizzo delle periferiche condivise

Quando si lavora a casa è tutto semplice: c'è un PC, una stampante, uno scanner... clicchi su stampa esce il foglio stampato.

In ufficio invece ci sono molte stampanti, la laser b/n, la deskjet 16 colori e quella moderna che stampa le foto, lo scanner A4, lo scanner A3, il plotter...

Alcune di queste periferiche sono collegate al Server di rete (se c'è un Server) altre sono collegate ai singoli computer; alcune sono "condivise" altre no.

Ho sentito spessissimo impiegati parlare de: “la mia stampante e la tua stampante” e li ho visti spesso lanciare documenti solo testo di molte pagine su una lenta stampante deskjet a colori anzichè sulla veloce laser b/n solo perchè: "quella è la mia stampante!"

Un altro breve corso pensato per aziende e uffici, in cui parliamo di periferiche in termini di produttività!

Vediamo quindi che differenze ci sono tra le periferiche di rete e quelle condivise;

• che senso a ha condividere le periferiche;
• quali sono i corretti criteri di scelta per lanciare una stampa su una specifica stampante;
• impareremo come impostare i documenti in modo che la prima pagina usi la carta intestata e le successive la carta bianca;
• cos'è e come si gestisce una coda di stampa;

arrivando a dare anche qualche piccola norma di cui tener conto quando si lanciano grossi documenti per evitare di bloccare la stampante o di irritare qualche collega!

Suite Office - quando i programmi interagiscono tra loro

Uno dei grossi pregi della suite Office, presente in quasi tutti gli uffici, è che i singoli programmi che le compongono hanno la capacità di interagire tra loro!

La qual cosa significa in termini molto pratici:

• poter inserire grafici e tabelle in documenti e presentazioni;
• poter copiare un testo da un documento Word ed in un file Excel;
• poter usare una tabella Excel come indirizzario per mail e stampe di etichette;
• poter leggere con Word dati provenienti da Access... e via così!

Più è recente la versione della suite Office che stai utilizzando e maggiori sono le capacità di interazione tra i programmi, fino ad arrivare alla possibilità offerta a partire dalla versione 2007 di Microsoft Office di creare grazie ai “Temi” documenti, grafici, tabelle e presentazioni perfettamente coordinati tra loro (come grafica e colori) ...con grande vantaggio dell'immagine aziendale!

In questo corso esploreremo dunque tutte queste possibilità focalizzandoci poi sulle interazioni più utili al lavoro quotidiano dei partecipanti.

Modulistica per ogni esigenza - modelli, stili e moduli compilabili

Non esiste ufficio o azienda che non faccia utilizzo di "moduli"!

Ci sono i moduli interni e quelli esterni; c'è il modulo per il fax, quello per la richiesta di cancelleria, quello per fare gli ordini ai fornitori, quello per ricevere gli ordini dai clienti...

Moduli per valutare la soddisfazione del cliente, per fare i preventivi, per le ricerche di mercato...

Ci sono moduli cartacei e moduli virtuali, quelli che si compilano direttamente usando il PC o che, addirittura, si compilano attraverso internet.

Pensa al tuo lavoro e troverai senz'altro almeno 2 o 3 moduli che utilizzi molto spesso!

In questo corso affrontiamo la creazione di "moduli" partendo anzitutto dall'appurare come lo scopo finale del modulo influisca sul programma con cui dovrà essere creato (Word, Excel, Access...);

• impareremo a creare modelli sia con Word che con Excel, focalizzando le differenze;
• scopriremo che un modulo da compilare a mano avrà caratteristiche diverse da uno da compilarsi a computer;
• per i moduli Excel vedremo come bloccare le celle così da impedire all'utente di scrivere dove non deve ed a creare degli elenchi a discesa per facilitare l'inserimento dei dati;
• per i moduli Word scoprirai come sfruttare intestazioni e piè di pagina in modo da “bloccare” le scritte fisse (come le note di compilazione!)
• vedremo in fine come rifinire il modulo per la stampa o per la distribuzione via mail.

Data Entry senza stress - Creare schemi di facile implementazione

Sono molte le realtà aziendali in cui alcuni impiegati passano ore ed ore ad inserire a computer grosse quantità di dati che non vengono raccolti in una struttura database ma in fogli Excel;

E spesso questi fogli Excel sono costruiti pensando più alla stampa finale che non alle necessità di chi inserisce i dati!

Filtri semplici ed avanzati; elenchi e convalide; blocca riquadri; funzioni SE e CERCA.VERT ; formattazione condizionale; protezione dei fogli... e se hai Excel 2007 o 2010 anche nuove funzionalità come la ricerca dei duplicati

Ecco alcuni degli strumenti messi a disposizione dai programmatori dei fogli Excel per aiutarci a costruire schemi capaci di ricevere grosse quantità di dati facilitando notevolmente il compito di chi li inserisce ...perchè dunque non sfruttarle?

Nel corso esploreremo le varie possibilità di utilizzo di ciascuno di questi elementi prima attraverso esempi classici e poi applicandoli, ovunque possibile, a casi reali legati al tuo lavoro quotidiano.